忘年会・新年会の幹事になったらやっておくこと【準備編】
忘年会や新年会の幹事ってやることがすごく多いんです。
飲み会当日もやることはあるんですが、そこに至るまでの準備が最も大事です。
準備で手を抜いてしまうとあなたの周りからの評価が下がりかねません。
そこで飲み会の幹事になった時、当日までに押さえておきたいポイントを紹介していきます。
幹事のすることは大きく分けて３つ！
幹事がやるべきことは大きく分けて３つあります。
- 日程調整
- お店の予約
- 当日のプログラム決め
これらのどれも欠かすことのできないものです。
つまり、これらを完璧にこなせば当日の飲み会は間違いなく成功に終わります！
日程調整が上手くいけばあとは大丈夫！
先に紹介した３つのポイントのうち一番重要なのは日程調整です。
一度でも幹事というものを経験したことがある人は分かると思いますが、日程調整はとても大変です。
なるべく多くの人に参加してもらいたいという気持ちはありますが、全員の予定が合うことなんて稀です。
そして、仲間内でやる飲み会と会社でやる飲み会では日程調整の仕方も少し変わってきます。
仲間内での飲み会では人数が一番集まる日に開催すれば良いですが、会社の場合、お偉いさんが参加しないと意味がありません。
そのため、会社内での忘年会の場合、主賓となる人の予定をまず確認します。
確認する手段ですが、出来れば直接会って聞いたほうが良いでしょう。なぜなら、ここで顔と名前を覚えてもらうチャンスだからです。
主賓の参加可能な日から開催日を決定したら、主賓に即座に決まった旨の連絡をしましょう。
即座に連絡をする理由は、日程が決まらなかったら主賓が次の日程を入れられないからです。
重要なのは相手の立場になって物事を考えられるかです。
後は他の人にメールを送って出欠を取れば大丈夫です。
この時、返信期限を必ず設けましょう。期間は１週間くらいで良いでしょう。
あまりにも返信期間が長すぎたり、期限を設けていないと『返信はあとでいいや』という人が増え、お店の予約など次のステップに進めないからです。
お店の予約はベテランに聞こう！
ある程度の参加人数が決まったら次はお店の予約です。
まずは会社のベテラン上司に毎年どんなお店でやっているかを聞きましょう。
毎年同じお店ならとても楽なんですが、特に決まってない場合はちょっと仕事が増えます。
過去にどんなお店を使ったを聞き、予算や料理内容、お店の雰囲気が、例年とあまり変わらないところを予約しましょう。
お店の場所は会社の近くか駅の近く等、交通の便が良いところにします。
予約内容ですがコース料理にしておくのが無難です。
フリー注文にすると、注文をとったり後々の精算が面倒になってくるからです。
お店が決まったら、開始時間、値段、場所（地図もあると良い）等の詳細を連絡しましょう。
その際、当日キャンセルの場合、会費は頂くということは明確に伝えておきましょう。
お金のトラブルはやっぱり避けたいものです。
会費ですが出来れば当日までに集めておきましょう。
そうすることで当日の混乱も少なくなりますし、当日キャンセルの数も圧倒的に減るからです。
当日はどのようになるかシミュレーションをしておこう
飲み会当日は、司会進行ももちろんですが、余興や出し物などの準備も必要になってくる場合があります。
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これらの準備が終わったら必ず当日のシミュレーションを行っていきましょう。
どういうことが起こりうるかを考えておけば、慌てなくて済みますしその対応であなたの評価もグッと変わるかもしれませんよ！
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